Bij werving en selectie is het monitoren van je KPI’s (Key Performance Indicators) niet zomaar een administratieve taak, maar een strategische noodzaak.
Deze gegevens, zowel gekwantificeerd als pragmatisch, bieden je een waardevol inzicht in de kwaliteit van je advertenties, hun zichtbaarheid, de toestand van de arbeidsmarkt, de efficiëntie van je recruitmentproces of zelfs de beleving van kandidaten. Met andere woorden, KPI’s zijn de radars die je leiden naar een beter begrip van je recruitmentmethoden, zodat je het juiste talent beter kunt aantrekken en behouden. 🧲
In dit artikel stellen we 14 KPI’s voor die je regelmatig moet controleren als onderdeel van je recruitmentmissies.
Recruitmentstatistieken omvatten een reeks kwantitatieve en meetbare gegevens met betrekking tot het recruitmentproces binnen een organisatie. Deze gegevens leveren belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) voor het evalueren en meten van de effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit van het selectieproces van kandidaten.
Waarom je Recruitment KPI’s monitoren?
- Verbeterde inclusie en diversiteit / Minder vooroordelen: Door recruitmentgegevens te monitoren kunnen trends in inclusie en diversiteit worden geanalyseerd. Door mogelijke vooroordelen in het recruitmentproces te identificeren, kunnen bedrijven stappen ondernemen om een betere representatie van diversiteit binnen hun werknemersbestand te bevorderen.
- Beter gebruik van middelen en media: Het monitoren van gegevens helpt de toewijzing van middelen te optimaliseren door de meest kosteneffectieve kanalen en media voor het verspreiden van vacatures te identificeren.
- Betere candidate experience: Het verkorten van de doorlooptijd van een sollicitatieprocedure en het verbeteren van de communicatie met kandidaten dragen bij aan een algehele positieve beleving voor kandidaten.
- Beter inzicht in het werk dat recruitment met zich meebrengt: Zichtbaarheid in het volume van sollicitaties en gesprekken geeft een beter inzicht in de inspanning die nodig is om een functie in te vullen.
- Efficiënter recruitmentproces: Je identificeert inefficiënties, stuurt aanpassingen in realtime en bevordert een cultuur van voortdurende verbetering.
Recruitment KPI’s om te monitoren
Verschillende gegevens geven je verschillende informatie. Natuurlijk is het altijd belangrijk om deze informatie met een korreltje zout te nemen en in perspectief te plaatsen.
KPI’s om de prestaties van je vacatures te meten
1. Aantal sollicitaties / vacature: Deze maatstaf geeft een overzicht van de zichtbaarheid en aantrekkelijkheid van de vacature. Een hoog aantal sollicitaties kan duiden op een hoge aantrekkelijkheid, maar het is ook cruciaal om te kijken naar de kwaliteit van de sollicitaties.
2. Aantal kliks / job ad : Het aantal kliks in verhouding tot vacatures geeft informatie over de aantrekkelijkheid van de functietitel en de preview van de tekst. Dit helpt om de inhoud van de advertentie te verfijnen om het bezoek van potentiële kandidaten te maximaliseren.
3. Aantal kandidaten met wie telefonisch contact is opgenomen (d.w.z. van wie het CV voldoet aan de voorwaarden sine qua non) / openstaande positie: Deze maatstaf evalueert de relevantie van de advertentie door het aantal kandidaten te bepalen waarmee contact is opgenomen uit alle sollicitanten. Het ontvangen van 50 CV’s is zinloos als er maar 5 voldoen aan de essentiële criteria. Een relevante advertentie moet kandidaten aantrekken die voldoen aan de specifieke behoeften van de functie.
4. Sollicitatieratio (aantal sollicitaties / aantal klikken): Deze conversieratio meet hoeveel kandidaten die de advertentie bekeken, besloten te solliciteren. Het geeft een indicatie van de effectiviteit van de advertentie om initiële interesse om te zetten in concrete sollicitaties.
KPI’s om de relevantie van je recruitmentbronnen te bewaken
5. Aantal sollicitaties / bron: Door het aantal CV’s te analyseren dat via elk advertentiekanaal (jobsites, LinkedIn, interne database, carrièrepagina, rekruteringskantoren) binnenkomt, kun je bepalen welke bronnen het meest effectief zijn in het aantrekken van kandidaten.
6. Aantal kandidaten op de shortlist (= lijst met veelbelovende kandidaten) / bron: Vergelijkbaar met de vorige statistiek, gaat deze meting een stap verder. Terwijl de ene recruitmentbron meer sollicitaties kan opleveren, kan een andere bron meer kwaliteitskandidaten opleveren, d.w.z. degenen die je op de shortlist plaatst. Afhankelijk van de verschillende stappen in je wervingsproces, kun je ook het aantal sollicitanten in elke fase per bron analyseren.
KPI’s voor het bewaken van de effectiviteit van je recruitmentproces
7. Aantal interviews / vacature: Het aantal interviews kan worden gebruikt als barometer voor het beoordelen van de interesse die een vacature wekt en geeft een idee van het aantal kandidaten dat geschikt is voor de functie. Naast deze eerste analyse laat het echter ook zien in hoeverre het recruitmentproces in staat is om de juiste kandidaten te identificeren in de vroegste fasen van het proces.
8. Time to fill: Dit is de tijd tussen het openen van de vacature en de ondertekening van het contract. Het meten van de tijd die nodig is om een vacature in te vullen geeft informatie over de algehele efficiëntie van het recruitmentproces. Een hoge time-to-fill kan betekenen dat je recruitmentproces uit te veel stappen bestaat of dat de interne communicatie niet vloeiend verloopt. Om wendbaar te zijn bij mogelijke interne noodgevallen, is het belangrijk om de doorlooptijd op een redelijk niveau te houden.
KPI’s voor het beoordelen van de candidate experience
9. Time to hire: Vergelijkbaar met de time-to-fill, neemt deze meting het perspectief van de kandidaat. Het meet de tijd die verstrijkt tussen het moment dat de kandidaat solliciteert en het moment dat hij of zij het contract ondertekent. Meerdere fases, trage feedback en trage besluitvorming zijn allemaal factoren die je time-to-hire waarschijnlijk aanzienlijk verlengen. Het grote risico is dat je toegewijde kandidaten frustreert, waardoor ze andere kansen gaan zoeken en je ze dus kwijtraakt.
10. Acceptatiegraad aanbod (aantal geaccepteerde aanbiedingen / aantal verzonden aanbiedingen): Met deze meting kan je bepalen of je salarisaanbod competitief is. Het kan je ook meer vertellen over je vermogen om de betrokkenheid van je kandidaten te waarborgen tijdens je recruitmentproces.
11. Net Promoter Score: Deze methode, die veel wordt gebruikt om klanttevredenheid te meten, maakt het eenvoudig om de candidate experience te meten. De NPS is gebaseerd op een eenvoudige vraag waarin deelnemers op een schaal van 0 tot 10 moeten aangeven hoe waarschijnlijk het is dat ze een bedrijf of dienst zullen aanbevelen bij hun vrienden of collega’s.
12. Tevredenheidsenquête: Je kunt interessante verbeterpunten ontdekken door kandidaten rechtstreeks te bevragen. Of de vragen nu kwantitatieve of kwalitatieve resultaten opleveren, je bereidheid om te verbeteren zal door de kandidaten zeer gewaardeerd worden.
KPI’s om de inclusiviteit van je recruitmentproces te bewaken
13. Percentage sollicitanten per gender: Deze statistiek is essentieel voor het beoordelen van het vermogen van je bedrijf om diverse kandidaten aan te trekken. Grote verschillen in het percentage sollicitanten per gender voor bepaalde functies of hiërarchische niveaus kunnen duiden op specifieke uitdagingen. Maar daar houdt het niet op. Het gaat er ook om hoe ver ze in je wervingsproces komen. Op die manier kun je eventuele vooroordelen opsporen in bijvoorbeeld de screeningfase, het sollicitatiegesprek, enz. en daarnaar handelen.
14. Percentage sollicitanten per leeftijdsgroep: Deze metriek toont de leeftijdsdiversiteit onder sollicitanten en of het bedrijf talent van verschillende generaties aantrekt.
Het analyseren van KPI’s op verschillende niveaus, per recruiter, per functiecategorie of in het algemeen, is van het grootste belang om gefundeerde conclusies te trekken en inzicht te krijgen in de statistieken van het recruitmentproces.
Het onderzoeken van de prestaties van individuele recruiters plaatst de resultaten in een context binnen het algehele recruitmentkader, waardoor het eenvoudiger wordt om specifieke mogelijkheden voor verbetering te identificeren. Een analyse per functiecategorie brengt trends in de sector aan het licht, waardoor recruitmentstrategieën kunnen worden aangepast, terwijl een globaal perspectief complexe correlaties en algemene succesfactoren aan het licht brengt.
Hoe kan je deze recruitment analytics genereren?
- Gebruik een ATS: Met een ATS kun je recruitmentgegevens centraliseren en efficiënt analyseren. Alles op één plek! Je hoeft niet meer van het ene platform naar het andere over te stappen.
- Houd je processen up-to-date in je ATS: Met een ATS kun je je eigen workflows opzetten, gebaseerd op jouw realiteit. Het is echter belangrijk om al je recruitmentprocessen up-to-date te houden om data compliance te garanderen.
- Kies de juiste KPI’s: Je kunt niet alles monitoren. Het is belangrijk om je te richten op de data die jij als prioriteit beschouwt.
- Visualiseer de gegevens regelmatig in een rapporteringstool, geïntegreerd in je ATS.
- Definieer SMART-doelen op basis van je huidige situatie en het doel dat je wilt bereiken.
Geen excuses meer! Je hebt nu alle sleutels in handen om deze recruitment analytics te omarmen, je strategie te verfijnen en van continue verbetering je prioriteit te maken. 🎯
Wil je weten hoe Talent finder je kan helpen bij het verzamelen en analyseren van je KPI’s? 📊