Beste recruiters met oog voor voor de beleving van kandidaten,
Wil je toptalent aantrekken en je onderscheiden van de concurrentie? 🌟
Dan is het tijd om te werken aan het optimaliseren van de candidate experience. Als je kandidaten een positieve en waardevolle ervaring geeft, versterk je je reputatie als aantrekkelijke werkgever en vergroot je je kansen om de meest bekwame talenten aan te trekken.
76% van kandidaten deelt hun positieve ervaringen met vrienden en familie (en 58% deelt hun negatieve ervaringen). De moeite waard om te onderzoeken, toch?
In dit artikel vind je mijn expertise voor het creëren van een uitzonderlijke candidate experience, zonder al te veel moeite, als je ondersteund wordt door een ATS.
Wat is de Candidate Experience?
De candidate experience is alles wat een kandidaat doormaakt wanneer hij solliciteert naar een job bij een bedrijf. Het omvat elke fase, vanaf het moment dat ze de vacature ontdekken tot de finale beslissing van de werkgever.
Doorheen het proces ervaart de kandidaat verschillende emoties. Vanaf het eerste contact met het bedrijf kunnen kandidaten enthousiast zijn over het solliciteren naar een nieuwe job, onzeker zijn over hun kansen om geselecteerd te worden of zelfs angstig zijn voor het sollicitatieproces.
De candidate experience voorop stellen, betekent rekening houden met de emoties van de kandidaat tijdens het hele sollicitatieproces. Het doel is dat kandidaten het traject afronden met de woorden: “Ik voelde me echt overwogen”, of het resultaat van hun sollicitatie nu positief of negatief is.
En het is geen gemakkelijke oefening, want er zijn veel potentiële contactmomenten met de kandidaat. Zorg er dus voor dat je ze allemaal op een rijtje zet:
13 belangrijke pijlers voor een uitzonderlijke Candidate Experience
#1: Verzorg je online aanwezigheid
Zoals je kunt zien, zijn de meeste contactmomenten online.
Kandidaten onderzoeken de bedrijven die hen interesseren en blijven op de hoogte van hun nieuws. Dit staat bekend als inbound recruiting.
Inbound recruitment is een strategische benadering van werving die gericht is op het actief aantrekken van gekwalificeerde kandidaten door het creëren van een sterk werkgeversmerk en het gebruik van digitale marketingtechnieken.
Bij inbound recruitment creëert en verspreidt het bedrijf kwalitatieve content op online platforms om de bedrijfscultuur, waarden, boeiende projecten en employee benefits onder de aandacht te brengen. Door deze kanalen te gebruiken, trekt het bedrijf op natuurlijke wijze kandidaten aan die op één lijn zitten met de visie en werksfeer van het bedrijf.
Het uitgangspunt van inbound recruiting is om het bedrijf te positioneren als aantrekkelijke werkgever, waardoor de interesse van potentiële kandidaten wordt gewekt en ze worden aangemoedigd om spontaan te solliciteren.
Toon kandidaten dat je een great place to work bent!
In deze context is je carrièresite een must voor kandidaten. Hier verwachten ze alle relevante informatie over je interne organisatie te vinden.
Je moet vooral zijn waar kandidaten zijn: op sociale media. Je kunt bepaalde kanalen prioriteit geven, afhankelijk van je doelgroep (de profielen waarnaar je op zoek bent), maar ook van je interne middelen. Als je communicatieafdeling klein is, concentreer je dan op de meest relevante sociale netwerken.
#2: Schrijf een krachtige vacaturetekst
Naast deze permanente aanwezigheid is het belangrijk om specifieke rekruteringscampagnes te ontwikkelen. Dat begint met het opstellen van een aantrekkelijke jobaanbieding die je vervolgens verspreidt op alle Belgische jobsites (ook wel multiposting genoemd), zoals Stepstone, Indeed, Monster, LinkedIn, … maar ook op je eigen carrièresite.
De fase rond de jobaanbieding is cruciaal. Dit is het moment om de kandidaat te overtuigen voor een specifieke functie te solliciteren. Je Employee Value Proposition is je beste wapen. De EVP is de kleine vonk die ervoor zorgt dat kandidaten bij jou willen solliciteren, de kleine extra’s die jouw bedrijf uniek maken als werkgever. Eigenlijk zijn het alle elementen die je zichtbaar gemaakt hebt in je inbound recruitment strategie.
Veel bedrijven ontwikkelen een sterk, krachtig merk, met een duidelijke waardenpropositie voor hun klanten en een omnichannel communicatiestrategie. Dan komen we een vacature tegen en… het is een flop!
Het bedrijf werd vanaf het begin beschreven, maar zonder enige indicatie van toekomstige ambities, een waslijst aan taken, onredelijke verwachtingen qua profiel… en dat alles zonder iets te verkopen aan de kandidaat.
En toch heeft elk bedrijf geweldige dingen om te benadrukken. Begin met het definiëren van je EVP (wij zijn er om je te helpen!) en vertaal het naar een aantrekkelijke vacature, met een stijl die trouw is aan je merk. Praat over je cultuur, je waarden, de sfeer, de werkplek, de afterwork en vooral het salaris. Dit laatste is een echt onderscheidend punt voor werkgevers om 2 redenen: (1) je biedt misschien een hoger salaris dan de concurrentie (2) je laat kandidaten zien dat je salarisbeleid 100% transparant is.
#3: Communiceer op een persoonlijke manier
Als je met je kandidaten communiceert, zorg er dan voor dat je in elke fase van het recruitmentproces duidelijk, nauwkeurig en transparant bent.
Geef de voorkeur aan een persoonlijke benadering. Je kunt kandidaten bijvoorbeeld bij hun naam begroeten, de sterke punten van hun sollicitatie noemen en de volgende stappen in het proces duidelijk uitleggen. Toon dat je hen beschouwt als uniek en waardevol voor je bedrijf.
Dit kan vervelend lijken, vooral als je veel sollicitaties hebt ontvangen. Automatische e-mails kunnen je kostbare tijd besparen. Ze zijn eigenlijk een e-mailtemplate, vooraf opgesteld op basis van de fase waarin het proces zich bevindt, en kunnen altijd nog worden aangepast (wat we je ten zeerste aanraden).
Bovendien worden de e-mails automatisch aan je voorgesteld, zodat je er zeker van kunt zijn dat alle kandidaten antwoord krijgen, ook degenen die helaas niet door de telefonische screening komen.
#4: Werk samen en centraliseer informatie
Een ATS zorgt dat alle kandidaatsgegevens en de voortgang van het recruitmentproces gedeeld kunnen worden binnen het team. Het is dus niet meer nodig om CV’s of feedback per e-mail te versturen, waarbij je vergeet iemand in copy te zetten.
Iedereen heeft toegang tot dezelfde gegevens, er wordt tijd bespaard en kandidaten worden op dezelfde manier beoordeeld.
#5: Stem het proces af op de kandidaat
Met een ATS kunnen we gemakkelijk de historie van een kandidaat bij ons bedrijf en eventuele opmerkingen van collega’s inzien. We kunnen het proces personaliseren en de kandidaat tonen dat er rekening wordt gehouden met hun achtergrond.
#6: Vereenvoudig de sollicitatieprocedure
Niets schrikt een kandidaat meer af dan een lange en ingewikkelde sollicitatieprocedure. Vergeet dus sollicitatiebrieven en alle fricties die het minder waarschijnlijk maken dat een kandidaat zal solliciteren.
Hoe makkelijker je het kandidaten maakt, hoe meer geschikte sollicitaties je zal ontvangen. Dus ja, we willen graag gemotiveerde kandidaten vinden die klaar zijn om een sollicitatiebrief te schrijven… Maar laten we eerlijk zijn. Kandidaten die op hun plaats zitten voor ze solliciteren, aarzelen al over een mogelijke overstap en teveel moeite kan hen weerhouden om de sprong te wagen.
Omgekeerd, als criteria absoluut noodzakelijk zijn, vermijd dan dat je de tijd van de kandidaat en die van jezelf verspilt. Stel preselectievragen op (over talen, kwalificaties, ervaringsniveau…) om kandidaten die niet geschikt zijn onnodige teleurstelling te besparen.
#7: Beschouw het interview als een gesprek (niet als een ondervraging)
Het interview is een belangrijke fase. Het is het perfecte moment om de bedrijfscultuur over te brengen en een persoonlijke band met de kandidaat te creëren.
Creëer vanaf het begin van het gesprek een ontspannen, vriendelijke sfeer. Begroet de kandidaat hartelijk, bied hen een drankje aan en stel hen op hun gemak voordat het gesprek begint.
Gebruik het interview als een kans om te praten over de bedrijfscultuur en de kernwaarden van het bedrijf. In plaats van alleen maar punten op te sommen, kun met verhalen uit de praktijk aantonen hoe deze waarden dagelijks worden toegepast in het bedrijf. Moedig anderzijds de kandidaat actief aan om vragen te stellen over het bedrijf, het team, de functie of iets anders dat hen interesseert. Hiermee laat je zien dat je hun mening waardeert en hun bezorgdheden wilt aanpakken.
#8: Verkort de wachttijd
Wachttijd kan een belangrijke factor zijn in de candidate experience. Probeer vertragingen tussen de verschillende fasen van het recruitmentproces te beperken. Wanneer een kandidaat solliciteert, geef hen dan een indicatie van de verwerkingstijd van hun sollicitatie. Regelmatige en transparante communicatie tijdens het proces houdt kandidaten geïnteresseerd en betrokken.
#9: Geef constructieve feedback
Neem na elke fase van het recruitmentproces de tijd om gedetailleerde feedback te geven aan kandidaten, of ze nu geselecteerd zijn of niet. Door deze constructieve feedback kunnen kandidaten leren en groeien. Verklaar duidelijk de redenen voor je beslissing en geef hen advies over hoe ze hun toekomstige sollicitaties kunnen verbeteren. Je aandacht en investering in de professionele ontwikkeling van kandidaten zal een positieve en blijvende indruk achterlaten.
#10: Maar ook… Vraag feedback van kandidaten
Aarzel niet om kandidaten naar hun ervaring te vragen om je recruitmentproces steeds te verbeteren. Dit breidt het gesprek uit en zet je op gelijke voet: “Ik geef je mijn feedback, maar ik wil die van jou ook!”
Stel anonieme vragenlijsten of follow-up gesprekken op om feedback te verzamelen over de sterke punten en verbeterpunten van je recruitmentproces.
#11: Benut je rapportagetools optimaal
Het voordeel van ATS’en zoals Talent finder is dat ze alle gegevens met betrekking tot je processen vastleggen: time-to-shortlist, time-to-hire, aantal ontvangen cv’s, bronnen van de ontvangen cv’s, geslacht en leeftijd van de kandidaten, enz.
Door je resultaten te bestuderen, kun je ook de candidate experience verbeteren. Misschien merk je dat 80% van je aanwervingen mannen zijn, of dat slechts 5% ouder dan 50 is. Dit kan je helpen om systemische problemen op te sporen. Door rekening te houden met deze bevindingen kun je je initiatieven op het gebied van diversiteit en inclusie verbeteren.
#12: Gebruik je talentpool
Zoals je ziet kun je met een ATS gegevens over je kandidaten opslaan en zo een talentpool opbouwen. Vervolgens kun je in deze database zoeken naar kandidaten die al interesse hebben getoond in je bedrijf. Van hun kant voelen ze zich gewaardeerd omdat ze niet zomaar vergeten zijn onderaan een Excelsheet.
💡 Het extraatje: job alerts. Zo blijven kandidaten op de hoogte van al je nieuwe vacatures.
#13: En last but not least… Zorg voor een geweldige onboarding!
Ja, het is niet omdat een kandidaat heeft getekend dat de ervaring voorbij is. Onboarding is de overgang van kandidaat naar werknemer. Je moet goed voorbereid zijn op de komst om ervoor te zorgen dat de integratie zo soepel mogelijk verloopt.
Een checklist van dingen die je moet voorbereiden:
Onderschat het belang van de candidate experience niet
Door deze tips voor het optimaliseren van de candidate experience te volgen, creëer je een positieve en blijvende indruk bij kandidaten en versterk je tegelijkertijd je imago als aantrekkelijke werkgever. Het bieden van een uitzonderlijke candidate experience is een waardevolle investering die zal resulteren in het aantrekken en behouden van toptalent.