Je bent halfweg de moeilijke speurtocht naar een nieuwe werknemer. Je hebt talloze cv’s en Linkedin-profielen bekeken, heel wat gesprekken gevoerd en zelfs knopen doorgehakt. Maar er ligt ook nog een onaangename taak op je te wachten: kandidaten afwijzen.
We snappen het – het is niet meteen het hoogtepunt van je dag. Maar raad eens? Ook afwijzen is een kunst die je kan perfectioneren, zodat iedereen er beter én wijzer van wordt.
Voor één vacature kom je in contact verschillende kandidaten. Sommigen van het zullen de interviewfase niet halen, maar een deel van hen wel. Zij investeren tijd en energie, waardoor afwijzing des te frustrerender is.
Het uiteindelijke doel is om ze in je talentpool te houden. Een kandidaat die nu niet helemaal in het plaatje past, kan morgen het talent van je dromen zijn.
De kunst van het respectvol afwijzen
#1: Houd kandidaten niet aan het lijntje
Elke sollicitant verdient een antwoord. Zelfs wanneer veel van de ingestuurde cv’s helemaal niet in aanmerking komen.
Ghosting is zo 2020 (of was het 2019?). In ieder geval, het is echt niet cool.
En kandidaten negeren nadat ze hun hart en ziel in je interviewproces staken is veel erger dan een bericht op “gelezen” laten.
Om jou het leven makkelijker te maken, kan je met een ATS (zoals Talent finder) automatische e-mails versturen. Zo bevestig je met een automatisch bedankingsmailtje eerst dat je de sollicitatie goed ontvangen hebt. Later, wanneer je een kandidaat afwijst of vacature afsluit, wordt er een afwijsmail voorgesteld. Op deze manier houd je elke kandidaat op de hoogte. Natuurlijk is het belangrijk om je berichten te personaliseren. Je ATS zal dit grotendeels voor jou doen, door persoonlijke data, informatie over de vacature en de sollicitatie automatisch in te vullen. Maar natuurlijk kan je de inhoud ook zelf nog aanvullen voor verzending.
Blijf bereikbaar voor kandidaten die nog vragen hebben. Een “hit-and-run” is voor niemand leuk!
#2: Eerlijk duurt het langst
“Het ligt niet aan jou maar aan mij” is een cliché waarmee je niemand een dienst bewijst. Ook wanneer je een sollicitant afwijst.
Geen duidelijke reden geven is extreem frustrerend. En zelfs als de kandidaat het helemaal niet eens is met jouw argumenten, ben je op z’n minst wel transparant geweest.
Motiveer eerlijk waarom een kandidaat voor jou niet helemaal matcht. Niet de juiste competenties, slechte interviews, onvoldoende ervaring, onrealistische verwachtingen of een mismatch met de cultuur? Allemaal geldige redenen om een kandidaat af te wijzen.
#3: Geef oprechte feedback, zonder af te breken
Iemand eerlijk afwijzen betekent niet dat je meedogenloos hoeft te zijn. Wees duidelijk over de inhoud, maar verpak je boodschap op een respectvolle manier. Leg het uit – vriendelijk, maar duidelijk.
Jouw kandidaat zal hoe dan ook teleurgesteld zijn. Maar met constructieve feedback en echte werkpunten kan je deze negatieve ervaring toch leerrijk maken.
Kandidaten die jouw vragenvuur hebben doorstaan, verdienen persoonlijke feedback en advies. Geef tips en werkpunten. Misschien heb je advies over hun CV, of moeten ze het type vacatures waarop ze solliciteren herbekijken.
Iemand die voor verschillende vacatures heeft gesolliciteerd, kan meermaals met afwijzing geconfronteerd worden. Dit heeft natuurlijk impact op het zelfvertrouwen. Let dus op met doemboodschappen en benadruk ook hun kwaliteiten en factoren die hen aan een passende job zullen helpen.
Vraag sollicitanten die al ver in jouw sollicitatieproces zaten zeker ook wat zij vonden van de interacties met jouw bedrijf, en wat je eventueel kan verbeteren. Zo kan je jouw proces verbeteren én toon je sollicitanten dat je hun mening belangrijk vindt.
#4: Timing: laat het niet aanslepen
Er zijn weinig dingen lastiger dan wanhopig wachten op een antwoord dat maar niet komt. Je checkt je e-mails elke 10 minuten en staart naar je telefoon om dat langverwachte telefoontje zeker niet te missen.
Laat de kandidaat niet onnodig in spanning wachten.
Sommige kandidaten zijn misschien niet je eerste keuze, maar wel een eventueel back-up plan. Dat is op zich prima, als je maar respectvol en transparant bent. Houd deze kandidaat regelmatig op de hoogte. Maar wees voorzichtig dat je het niet te lang laat aanslepen. Als blijkt dat je uiteindelijk niet voor deze kandidaat kiest, laat het dan onmiddellijk weten!
#5: Meer menselijkheid, minder jargon
Een moeilijk onderwerp met empathie aanbrengen is onmogelijk als je klinkt als een businessrobot. Laat het bedrijfsjargon dus achterwege. Wees in plaats daarvan zo menselijk mogelijk en erken de tijd en moeite die de kandidaat investeerde, zeker wanneer diens sollicitatie al vergevorderd was.
In een telefoongesprek kan je authentiek zijn en toont dat je de verantwoordelijkheid voor je keuze opneemt. (Nu nog hopen dat je niet op het antwoordapparaat stoot). Hoewel een simpel e-mailtje soms de makkelijkste optie lijkt, heeft een gesprek – hoe moeilijk ook – écht meerwaarde.
Volg nadien vooral op met een samenvattende e-mail, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.
#6: Laat de deur op een kier
Oké, misschien waren de sollicitant en de vacature deze keer geen perfect match. Maar wie weet wat de toekomst brengt? Laat de deur op een kier staan en moedig kandidaten aan om jullie toekomstige vacatures in de gaten te houden.
Je weet nooit wanneer hun skills precies zijn wat je nodig hebt. Iedereen groeit en evolueert immers continu.
Verbeter je employer brand, zelfs wanneer je kandidaten afwijst
Zo, dit is het einde van spoedcursus afwijzingsetiquette voor minder formele en “echtere” boodschappen. Vergeet niet dat een afwijzingsgesprek voor niemand leuk is, maar als je het goed doet, kan het een ongemakkelijk gesprek veranderen in een respectvolle en leerrijke dialoog.
Samengevat: beantwoord alle sollicitaties, zorg voor persoonlijke gesprekken, geef constructieve en eerlijke feedback, laat kandidaten niet eindeloos wachten en houd contact voor de toekomst.
Zo zorg je voor een positief werkgeversimago én voed je jouw talent pool voor de toekomst.