Vous vous êtes donc lancé dans le périlleux périple du recrutement. Vous avez reçu de bons CV, mené des entretiens et vous devez maintenant passer à la sélection finale. Le moment le plus redouté est arrivé : donner un retour négatif aux candidats non retenus.
Il est clair que ce n’est pas vraiment le moment le plus excitant de votre journée. Mais devinez quoi ? Il est possible de maîtriser l’art du refus, en ne blessant personne et en permettant même aux candidats d’en sortir grandis.
Pour une fonction ouverte donnée, vous recevrez un certain nombre de candidatures. Certains d’entre eux n’atteindront pas l’étape de l’entretien, mais d’autres y parviendront et fourniront donc plus d’efforts et d’investissement, ce qui rend le refus d’autant plus frustrant.
Votre objectif ultime est finalement de les garder dans votre vivier de talents. Le talent qui ne convient pas aujourd’hui pourrait être celui dont vous rêverez demain. ✨
Nos conseils pour donner un retour négatif mais respectueux à un candidat
#1 : Ne laissez aucun candidat sans réponse
Chaque candidat qui postule doit recevoir une réponse. Bien entendu, dans le cadre de votre processus d’embauche, il y a de fortes chances que vous receviez un grand nombre de CV hors sujet.
Le ghosting, c’est tellement 2020 (ou c’était 2019 ?). Quoi qu’il en soit, c’est officiellement démodé.
Laisser les candidats sans réponse après qu’ils se sont investis corps et âme dans votre processus de recrutement, c’est comme laisser un message en “vu”.
Pour vous faciliter la tâche, les ATS tels que Talent finder proposent des e-mails automatiques. Tout d’abord, un e-mail est automatiquement envoyé au candidat pour accuser réception de sa candidature. Ensuite, un e-mail de rejet vous est automatiquement proposé en tant que recruteur lorsque vous retirez le candidat du processus. De cette manière, vous vous assurez que chaque candidat est tenu au courant. Bien entendu, il est important de personnaliser cet e-mail. Votre ATS adaptera d’abord les champs spécifiques au candidat et au poste à pourvoir, mais vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires en fonction de l’étape à laquelle le candidat se trouvait.
Restez également disponible par la suite, car les candidats pourraient avoir des questions complémentaires. Ne vous contentez pas de lâcher la bombe et de fermer la porte !
#2 : L’honnêteté : pas très sexy mais nécessaire
Soyons réalistes : personne n’aime l’excuse du « ce n’est pas toi, c’est moi ». Cela peut s’avérer tentant, car personne n’aime annoncer de mauvaises nouvelles.
Mais ne pas donner de raison est d’autant plus frustrant pour le candidat. Et même si le candidat n’est pas d’accord avec vos justifications, vous aurez au moins eu le mérite d’être transparent.
Soyez franc et honnête sur les raisons pour lesquelles un candidat n’a pas été choisi. Un manque de qualifications, une inadéquation culturelle, des réponses peu convaincantes en entretien, une expérience insuffisante, une surqualification, des signaux d’alerte comportementaux, des attentes irréalistes, … ? Ce sont toutes des raisons valables pour refuser un candidat.
#3 : Donnez un feedback constructif, pas une liste exhaustive de critiques
Refuser quelqu’un avec honnêteté ne signifie pas qu’il faille être impitoyable. Soyez clair sur le fond, mais respectueux sur la forme. Mettez les choses à plat – gentiment, mais clairement.
Dans tous les cas, le candidat sera déçu. Mais vous pouvez faire en sorte que l’expérience en vaille la peine en lui fournissant des pistes d’amélioration.
Si un candidat a eu le courage d’affronter votre équipe de recrutement, il mérite un feedback et des conseils précis. Indiquez-lui les points sur lesquels il peut travailler. Peut-être doit-il adapter son CV ou reconsidérer le type de poste auquel il postule. Prenez le temps de le guider dans ses futures candidatures.
Une personne impliquée dans plusieurs processus de recrutement peut être confrontée à de nombreux refus. Cela risque d’entamer sa confiance en elle. Ne soyez donc pas pessimiste et mettez l’accent sur les qualités du candidat et sur les facteurs qui l’aideront à trouver un emploi.
Et si le candidat était particulièrement dans le processus de recrutement, demandez-lui à son tour ce qu’il a pensé de ses interactions avec votre entreprise et s’il y a quelque chose que vous pourriez améliorer. D’une part, vous pourrez améliorer votre processus et, d’autre part, vous montrerez aux candidats que vous accordez de l’importance à leur opinion.
#4 : Ne faites pas durer le suspense éternellement
Certains candidats peuvent s’avérer moins appropriés mais tout de même constituer une deuxième option. Vous préférez les garder en réserve au cas où le candidat de premier choix déciderait de se retirer. Et c’est tout à fait normal. Toutefois, il est essentiel de maintenir le respect et la transparence.
En tant que recruteur, ne laissez pas le suspense s’éterniser. Tenez ce candidat au courant régulièrement. Mais attention à ne pas laisser traîner les choses trop longtemps. S’il s’avère que ce candidat n’occupera finalement pas le poste, informez-le le plus rapidement possible.
Il n’y a rien de pire que d’attendre désespérément une réponse qui n’arrive jamais. Vous consultez vos e-mails toutes les dix minutes et vous ne lâchez jamais votre téléphone pour être sûr de ne pas manquer l’appel tant attendu.
#5 : Moins de jargon, plus d’humanité
N’agissez pas comme un robot lorsque vous donnez un retour. Laissez tomber le jargon de l’entreprise et devenez un peu plus humain. Faites preuve d’empathie, reconnaissez l’investissement du candidat, surtout s’il a progressé dans le processus de recrutement.
Après tout, vous êtes tous impliqués dans cette recherche d’emploi.
Un appel téléphonique vous permet de démontrer votre authenticité, mais aussi d’assumer la responsabilité de votre choix (nous ne vous en voudrons pas si vous croisez les doigts pour tomber sur le répondeur). L’e-mail peut parfois sembler être la solution de facilité. Prenez donc votre courage à deux mains et passez ce coup de fil tant redouté.
Et surtout, faites un suivi par mail pour vous assurer que toutes les informations sont consignées par écrit.
#6 : Laissez la porte entrouverte
D’accord, peut-être que ce candidat n’était pas celui que vous cherchiez cette fois-ci. Mais qui sait ce que l’avenir nous réserve ? Laissez la porte entrouverte. Encouragez les candidats à garder un œil sur les futurs postes à pourvoir dans votre entreprise.
Après tout, vous ne savez jamais quand leurs compétences pourraient correspondre à ce dont vous avez besoin. Tout le monde évolue et il se peut qu’ils acquièrent la compétence clé dont vous avez besoin aujourd’hui dans une autre entreprise.
Améliorez votre image de marque, même lorsque vous devez donner un retour négatif
Voilà donc un cours accéléré sur les bonnes manières lors d’un retour négatif. Refuser une candidature n’est jamais agréable, mais en le faisant correctement, vous pouvez transformer une conversation gênante en un échange respectueux.
En résumé : répondez à tous les candidats, personnalisez les échanges, donnez un feedback constructif et honnête, ne laissez pas les candidats attendre de vos nouvelles indéfiniment et restez en contact pour d’éventuelles collaborations futures.
En suivant ces conseils clés, vous pourrez influencer positivement votre marque employeur et alimenter votre vivier de talents à long terme.